Los tiempos cambian y también las formas de registrar la jornada laboral. El tradicional reloj biométrico ya no es la única alternativa. Ahora, el celular empieza a ganar espacio como una herramienta para reportar los ingresos y salidas de los trabajadores, incluso a través de WhatsApp.
En Perú, la normativa permite que el control de asistencia en soporte físico o digital, pero exige que el registro sea permanente, que la marcación sea personal y que se adopten medidas para evitar su adulteración, deterioro o pérdida, de acuerdo al Decreto Supremo N.° 004-2006-TR.
Según Alejandro Navarrete Maldonado, socio de Navarrete Maldonado Abogados Laboralistas, la normativa peruana permite que el registro de asistencia se lleve en formato físico o digital.
Sin embargo, para que sea considerado válido, debe cumplir ciertos requisitos mínimos asociados a la identificación del trabajador, la conservación de la información y la seguridad del registro.
En ese sentido, el abogado distingue entre un mensaje enviado mediante un grupo de WhatsApp y una solución que utiliza esta aplicación como canal de marcación integrado a una plataforma de asistencia.
“La diferencia está en que un mensaje aislado de WhatsApp, mediante el cual el trabajador simplemente comunica que inició o terminó sus labores, no cumple por sí solo con los requisitos que exige la normativa para el registro de control de asistencia”, precisó.
Según el abogado laboralista, el sistema debe permitir identificar al trabajador, registrar la fecha y hora de ingreso y salida, además de contar con medidas que garanticen la integridad y seguridad de la información.
¿Cómo funciona este mecanismo y qué deben considerar las empresas que buscan controlar la jornada de trabajadores que no permanecen en una oficina?
DEL “YA LLEGUÉ” AL REGISTRO FORMAL DE ASISTENCIA
En lugar de comunicar el inicio o fin de la jornada mediante un chat común, algunas empresas están incorporando sistemas que utilizan WhatsApp como canal de marcación y que integran la información directamente a plataformas de control de asistencia.
Según explicó Diego Bendezú, gerente comercial de GeoVictoria Perú, el trabajador interactúa con un bot a través de un chat de WhatsApp para registrar su ingreso, salida o incluso los tiempos de refrigerio. Una de las ventajas del sistema es que no requiere descargar una aplicación adicional.
A partir de ese contacto, el sistema guía al colaborador para realizar la marcación correspondiente.
“Escribir ‘hola, quiero hacer una marcación’, y luego te va a preguntar: ‘¿quieres marcar entrada o quieres marcar salida?’”, explicó Bendezú.
La solución también incorpora mecanismos para identificar al trabajador que realiza la marcación. De acuerdo con el ejecutivo, el número telefónico asociado a la cuenta de WhatsApp funciona como el identificador del colaborador, mientras que la geolocalización incorporada permite conocer el lugar desde donde se realiza el registro.
De esta manera, la empresa puede contar con información sobre quién realizó la marcación y desde qué ubicación se efectuó, según las funcionalidades descritas por el ejecutivo de GeoVictoria.
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¿CUÁNDO WHATSAPP ES UN REGISTRO VÁLIDO?
Aunque el uso de WhatsApp para registrar la jornada laboral puede parecer una extensión natural de las herramientas de comunicación que ya utilizan muchas empresas, su validez legal no depende de la aplicación en sí, sino de las características del sistema al que se encuentra vinculada.
El abogado laboralista recordó que el Decreto Supremo N.° 004-2006-TR exige que el registro de asistencia sea permanente, que la marcación sea realizada personalmente por el trabajador y que se adopten medidas para evitar la adulteración, deterioro o pérdida de la información.
Asimismo, precisó que la normativa dispone que estos registros deben conservarse durante cinco años.
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“No es WhatsApp, por sí mismo, lo que determina la validez del registro, sino las características del sistema al cual se encuentra integrado”, remarcó el abogado laboralista.
TRABAJADORES DE CAMPO Y HORAS EXTRAS: ¿QUÉ INFORMACIÓN REGISTRA RR.HH?
La herramienta no solo registra la asistencia, el sistema integrado de marcación permite a las áreas de Recursos Humanos acceder a la información sobre la jornada de los trabajadores.
Según explicó Diego Bendezú, de GeoVictoria Perú, la plataforma registra la hora de la marcación, el tipo de registro realizado y la ubicación desde donde fue efectuado.
El ejecutivo indicó que la herramienta también facilita la identificación de tardanzas, ausencias, horas extras e inconsistencias en los registros, como ingresos sin salida registrada o marcaciones incompletas.
Asimismo, explicó que herramientas como estas cobran especial relevancia en empresas con trabajadores de campo, como las de ventas, construcción y medios de comunicación, donde el personal desarrolla sus labores en distintas ubicaciones durante toda la jornada.
Desde la perspectiva legal, el registro de asistencia puede ser relevante ante controversias por la jornada laboral o el pago de horas extras.
“Precisamente una de las principales finalidades del registro de asistencia es permitir determinar el tiempo de trabajo y, por tanto, puede adquirir especial relevancia cuando existe una controversia sobre la jornada o sobre la realización de trabajo en sobretiempo”, señaló Alejandro Navarrete.
El especialista precisó que debe diferenciarse la marcación o permanencia del trabajador de la efectiva prestación de servicios.
En una eventual controversia, el registro de asistencia puede requerir ser contrastado con otros elementos que permitan establecer qué ocurrió durante ese periodo.
¿QUÉ RETOS ENFRETAN LAS EMPRESAS Y QUÉ DEBEN CONSIDERAR?
Para Navarrete, uno de los principales retos es garantizar que la marcación haya sido realizada por el propio trabajador. De lo contrario, la empresa podría enfrentar dificultades para acreditar incumplimientos o sustentar medidas disciplinarias.
Asimismo, precisó que la geolocalización no es un requisito obligatorio para la validez del registro, sino una herramienta adicional de trazabilidad que puede utilizarse según las características del puesto.
Además, advirtió que, si el sistema depende del celular personal del colaborador, la empresa debería contar con mecanismos alternativos de marcación ante situaciones como pérdida, robo, desperfecto u olvido del equipo, conforme al criterio desarrollado por el MTPE en el Informe N° 0096-2021-MTPE/2/14.1.
En esa línea, el abogado laboralista señaló que la implementación de una plataforma tecnológica no garantiza por sí sola el cumplimiento de la normativa. La empresa debe verificar que el sistema permita una marcación personal, registre la información exigida y cuente con medidas para preservar la integridad de los datos.
