Las municipalidades y otras entidades públicas no pueden exigir a los ciudadanos la presentación de documentos originales o copias legalizadas notarialmente cuando la legislación permite reemplazarlos por copias simples acompañadas de una declaración jurada sobre su autenticidad, recordó el Instituto Nacional de Defensa de la Competencia y de la Protección de la Propiedad Intelectual (Indecopi).
De acuerdo con el artículo 41 del Texto Único Ordenado de la Ley 27444, Ley del Procedimiento Administrativo General, las entidades públicas deben aceptar copias simples en reemplazo de documentos originales o legalizados notarialmente, siempre que estén acompañadas de una declaración jurada sobre su autenticidad.
Exigir documentos legalizados en estos supuestos puede constituir una barrera burocrática ilegal.
Entre los documentos cuya legalización notarial se ha exigido con mayor frecuencia figuran las vigencias de poder, utilizadas para acreditar la representación de personas jurídicas, y las cartas poder con firmas legalizadas, cuando una persona natural realiza trámites mediante un representante.
Estas exigencias se han identificado principalmente en procedimientos para obtener licencias de edificación, habilitaciones urbanas y licencias de funcionamiento.
Más de 1,500 barreras burocráticas eliminadas o inaplicadas
Según cifras del Indecopi, entre 2021 y septiembre de 2026 se eliminaron e inaplicaron 1,527 barreras burocráticas relacionadas con la legalización de documentos a nivel nacional.
Las municipalidades provinciales concentraron la mayor cantidad, con 854 barreras (55.9%), seguidas de las municipalidades distritales, con 364 (23.8%), y los gobiernos regionales, con 113 (7.4%).
Del total de barreras identificadas, 1,447 (94.8%) concluyeron con su eliminación voluntaria por parte de las entidades públicas.
¿Qué otros documentos no pueden exigir las entidades públicas?
El Indecopi también recordó que la normativa prohíbe a las entidades públicas solicitar determinados documentos que ya tienen en su poder o que pueden obtener de otras instituciones públicas.
Asimismo, restringe la exigencia de sellos de la propia entidad.
En cuanto a los pagos realizados ante la misma institución, la normativa establece que basta con que el ciudadano informe la fecha y el número de la constancia correspondiente, sin necesidad de presentar el comprobante.
